Dokumentacja magazynowa to podstawa. Jest niezbędna w procesie ewidencjonowania towarów, które są przyjmowane do firmy, przesuwane w ramach wewnętrznych działań i wydawane na zewnątrz, czyli np. do klientów. Powinna być prowadzona bardzo skrupulatnie i rzetelnie. Prawidłowy obieg dokumentów pozwala po prostu zachować porządek. Umożliwia też przedsiębiorstwu dokonywanie obliczeń związanych z poziomem sprzedaży czy popytem na poszczególne towary.
Rodzaje dokumentów
Dokumentacja może przybierać formę papierową lub elektroniczną. Wyróżniamy dwa rodzaje dokumentów. Pierwszym z nich są dokumenty magazynowe przychodowe, które dotyczą towarów trafiających na stan magazynu. Drugim rodzajem są dokumenty magazynowe rozchodowe, obejmujące towary, które są wydawane z magazynu.
Dokumentacja magazynowa przychodowa i rozchodowa
Do dokumentacji magazynowej przychodowej zaliczamy:
- PZ – przyjęcie zewnętrzne, to dokument potwierdzający przyjęcie przez magazyn towarów, produktów lub materiałów z zewnątrz.
- PW – przyjęcie wewnętrzne, stosowany przy odbiorze materiału od jednostki wchodzącej w skład przedsiębiorstwa.
- ZW – zwrot towaru, stanowi podstawę zwrotu towaru.
- MM – przesunięcie międzymagazynowe, dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami wewnątrz przedsiębiorstwa (przychód).
Do dokumentacji magazynowej rozchodowej zaliczamy:
- WZ – wydanie na zewnątrz, dokument wydania towaru z magazynu w związku ze sprzedażą lub nieodpłatnym przekazaniem.
- RW – rozchód wewnętrzny, potwierdzenie wydania materiałów na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa.
- MM – przesunięcie międzymagazynowe, to dokument magazynowy, który służy wykazywaniu przemieszczeń określonych towarów (bądź całych partii) pomiędzy magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa.
Nowoczesna dokumentacja magazynowa
W przedsiębiorstwach można spotkać prowadzenie ewidencji zdarzeń w formie papierowej, jednak tę sferę również dotknęła cyfryzacja, która zdecydowanie usprawnia i ułatwia pracę. Dokumentacji magazynowej często towarzyszy system ERP, w którym rejestrowanie przepływów ma charakter wartościowo – ilościowych, o którym pisaliśmy w jednym z poprzednich wpisów. Jednak wszędzie tam, gdzie ilość pozycji materiałowych liczona jest w tysiącach, czy dziesiątkach tysięcy podstawą działania magazynu jest system WMS. Opiera się on na automatycznym gromadzeniu danych umożliwiających bezbłędną identyfikację rodzajów, ilości i wszelkiego rodzaju operacji związanych z przepływem towarów.
Mimo wszechobecnej cyfryzacji dokumentacja magazynowa nadal będzie obecna na hali magazynowej, jedynie zmienia się forma, w jakiej występuje. Każdy pracownik z pewnością powinien posiadać wiedzę na jej temat, pozwoli to nie tylko na ograniczenie możliwości popełnienia błędu, ale również przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy.
