Die Dokumentation des Lagers ist von grundlegender Bedeutung. Sie ist unverzichtbar bei der Erfassung von Waren, die in das Unternehmen eingehen, im Rahmen interner Vorgänge bewegt und extern, z. B. an Kunden, ausgegeben werden. Sie sollte sehr sorgfältig und zuverlässig geführt werden. Der korrekte Umlauf von Dokumenten sorgt einfach für Ordnung. Er ermöglicht es dem Unternehmen auch, Berechnungen über die Höhe des Absatzes oder der Nachfrage nach bestimmten Waren anzustellen.
Arten von Dokumenten
Die Dokumentation kann in Form von Papier- oder elektronischen Dokumenten erfolgen. Es gibt zwei Arten von Dokumenten. Die erste Art sind die Eingangslagerdokumente, die sich auf die in das Lager eingehenden Waren beziehen. Die zweite Art sind die Lagerausgangsdokumente, die sich auf Waren beziehen, die aus dem Lager freigegeben werden.
Eingehende und ausgehende Lagerdokumente
Eingehende Lagerdokumente umfassen:
- PZ – Externer Eingang, ist ein Dokument, das bestätigt, dass das Lager Waren, Produkte oder Materialien von außen erhalten hat.
- PW – interner Eingang, wird verwendet, wenn Material von einer Stelle innerhalb des Unternehmens empfangen wird.
- ZW – Rücksendung von Waren, ist die Grundlage für die Rücksendung von Waren.
- MM – Lagerumschlag, ein Dokument, das die Bewegung von Materialien zwischen Lagern innerhalb des Unternehmens bestätigt (Umsatz).
Die Lagerausgangsdokumentation umfasst:
- WZ – Warenausgang, ein Dokument für die Freigabe von Waren aus dem Lager in Verbindung mit einem Verkauf oder einem freien Transfer.
- RW – interne Entnahme, Bestätigung der Freigabe von Materialien für den internen Bedarf des Unternehmens.
- MM – Umlagerung zwischen Lagern, ein Lagerbeleg, der dazu dient, die Bewegung bestimmter Waren (oder ganzer Partien) zwischen Lagern desselben Unternehmens nachzuweisen.
Moderne Lagerdokumentation
In den Unternehmen gibt es eine papierbasierte Dokumentation der Vorgänge, aber auch dieser Bereich wurde digitalisiert, was die Arbeit wesentlich effizienter und einfacher macht. Die Lagerdokumentation wird häufig von einem ERP-System begleitet, in dem die Erfassung der Ströme wert- und mengenmäßig erfolgt, worüber wir in einem früheren Beitrag geschrieben haben. Aber überall dort, wo die Anzahl der Materialposten in die Tausende oder Zehntausende geht, ist das WMS die Grundlage für den Lagerbetrieb. Es basiert auf der automatischen Erfassung von Daten, die eine fehlerfreie Identifizierung von Arten, Mengen und allen Arten von Vorgängen im Zusammenhang mit dem Warenfluss ermöglichen.
Trotz der allgegenwärtigen Digitalisierung wird es die Lagerdokumentation im Betrieb weiterhin geben, nur die Form, in der sie erscheint, ändert sich. Jeder Mitarbeiter sollte sie auf jeden Fall kennen, da dies nicht nur die Möglichkeit von Fehlern verringert, sondern auch zur Steigerung der Arbeitseffizienz beiträgt.
