fbpx

Zapas sezonowy – czym jest i jak nim zarządzać?

W dzisiejszych czasach zarządzanie zapasem sezonowym w magazynie i efektywne funkcjonowanie logistyki w zakresie sprzedaży jest niezwykle ważne. Natomiast właściwe planowanie stanów magazynowych pozwala obniżyć koszty działalności i pozostać konkurencyjnym na rynku e-commerce. Chcesz dowiedzieć się, czym jest zapas sezonowy i jak możesz nim zarządzać? Dowiedz się z nami, jak poradzić sobie z sezonowym zapotrzebowaniem i jak realizować sprzedaż w trakcie największego popytu.

Czym jest zapas sezonowy?

Zapasy sezonowe odnoszą się do produktów, które sprzedają się znacznie szybciej w określonych porach roku. Należy zauważyć, że niemalże każdy sprzedawca, niezależnie od branży doświadcza napływu sezonowego popytu. Handlowcy powinni rozważyć przygotowanie zapasów sezonowych zależnie od pory roku (np. materiały budowlane na wiosnę), dużych imprez sportowych (np. sprzęt i akcesoria sportowe w przypadku mistrzostw świata w danej dyscyplinie), czy w przypadku mniejszych świąt (np. na Walentynki lub Dzień Babci i Dziadka).

Niemniej jednak cały popyt sezonowy, niezależnie od tego, czy jest związany ze szczytem sezonu świątecznego, czy też nie, zmusza sprzedawców do wyboru między dwiema opcjami zarządzania zapasami. Pierwsza to podpisanie umowy z firmą logistyczną w zakresie przechowywania i realizacji sprzedaży, która pokryje szczytową jej wartość, co wiąże się z kosztami za niewykorzystaną przestrzeń magazynową poza szczytem sezonu. Druga opcja to utrzymywać ciągłość operacji sprzedaży, wewnątrz swojej firmy przez cały rok i nadmiernie obciążać własne zasoby w okresie największego popytu.

Jednakże wychodząc naprzeciw sprzedawcom, przedsiębiorstwa logistyczne oferują opcję magazynowania na żądanie. Daje to handlowcom znacznie bardziej atrakcyjną opcję zarządzania zapasami sezonowymi: mogą oni płacić tylko za potrzebną powierzchnię magazynową i jej obsługę tylko wtedy, gdy tego potrzebują. To pozwala im szybko zwiększać skalę działalności, aby sprostać sezonowemu popytowi. Takie podejście sprawia, że sprzedaż jest znacznie bardziej opłacalna dla sprzedawców dzięki obniżeniu kosztów operacyjnych w ciągu roku.

Czym jest zapas sezonowy?

Monitorowanie zapasu sezonowego, a wskaźniki KPI

KPI (ang. Key Performance Indicator) należy rozumieć jako kluczowe wskaźniki efektywności. Korzystając z nich, przedsiębiorstwa mogą mierzyć wydajność i efektywność swoich działań. Wskaźniki KPI pozwalają sprawdzać postępy i weryfikować działania firmy względem założonych celów i skuteczności ich realizacji. Należy zauważyć, że stosowanie KPI poprawia ogólną efektywność działań przedsiębiorstwa, a systematycznie prowadzone pomiary mogą wpłynąć pozytywnie na jego rozwój.

W przypadku sprzedaży możemy wyróżnić następujące wskaźniki KPI:

  • Całkowita wielkość sprzedaży — określamy w ten sposób założony wolumen sprzedaży w danym okresie, np. miesiącu, kwartale lub w „sezonie”.
  • Długość cyklu sprzedaży — w tym przypadku wskaźnik KPI pomaga zweryfikować czas realizacji wszystkich etapów sprzedaży — od dokonania zakupu, aż do momentu dostawy.

Natomiast w zakresie usług logistycznych warto wskazać następujące wskaźniki KPI:

  • Wskaźnik obrotu — który wskazuje, jak długo zapasy są przechowywane w magazynie. Dzięki temu można określić, czy wybrany model współpracy z dostawcą usług logistycznych jest korzystny pod względem finansowym.
  • Wskaźnik przepływu zapasów — dostarcza informacji o przepływach przychodzących i wychodzące do/z magazynów w danym okresie. Pozwala on określić przewidywania o wielkości zapasów w nadchodzącym czasie.
  • Wskaźnik zamówienia — pozwala uzyskać informację na temat wysłania przesyłki na czas (realizacji zamówienia). Klient chce, abyś dostarczał zamówienia szybko i sprawnie? Dzięki temu wskaźnikowi KPI, zweryfikujesz procent zamówień, który został dostarczony w określonym czasie.

Jak widać wskaźniki KPI są bardzo przydatne, zarówno w monitorowaniu procesu sprzedaży, jak i przy weryfikacji jakości usług logistycznych. Pozwalają przewidzieć wielkość sprzedaży, czas jej realizacji i określić wymagany stan magazynowy. Warto je stosować przy planowaniu zapasów sezonowych, ponieważ pokazują status każdej jednostki produktowej i pomagają przewidzieć zapotrzebowanie.

Czy da się zaplanować wielkość zapasu sezonowego?

Wskaźniki KPI pozwalają skutecznie monitorować zapas sezonowy, natomiast istnieją także strategie, które umożliwiają lepiej prognozować sprzedaż lub ją znacznie przyśpieszyć. Ostatecznie kwestie, które mogą pomóc zmniejszyć niepewność związaną z sezonowością sprzedaży, to:

  1. Planowanie i logistyka. Przewidując szczyty sprzedaży, możesz zredukować okres od rozpoczęcia dostaw i zmniejszyć wolumeny. Aktualnie firmy logistyczne mają możliwość wspierania sprzedawców i posiadają niezbędne narzędzia do zarządzania zapasem sezonowym.
  2. Określenie wielkości wolumenu sprzedaży. Analizując wielkość sprzedaży w przeszłości, weryfikując aktualną sytuację ekonomiczną i stan danego sektora, możesz przewidzieć z wyprzedzeniem zainteresowanie klientów określonym produktem. W ten sposób możesz zaplanować wielkość zapasu sezonowego i zapewnić niezbędne stany magazynowe. Dzięki temu skrócisz czas dostawy produktu do miejsca docelowego i unikniesz opóźnień.
  3. Śledzenie przesyłek i komunikacja. Sezonowość sprzedaży kładzie nacisk na cały łańcuch dostaw. Natomiast możliwość posiadania jak największej ilości informacji o statusie przesyłek i sprawna komunikacja, pomiędzy dostawcami usług logistycznych i klientami, znacznie ułatwia pracę. W rzeczywistości znajomość lokalizacji i statusu przesyłek w czasie rzeczywistym pozwala szybko zidentyfikować i wyeliminować problemy związane z dostawami.

Metody zarządzania zapasami sezonowymi

Istnieje trzy główne metody zarządzania zapasami. Każda z nich może być odpowiednia do zarządzania zapasami sezonowymi, w zależności od wymaganej szybkości sprzedaży, czy bieżących operacji biznesowych. Należą do nich:

  1. First in First out (FIFO) — metoda ta polega na wykorzystaniu najstarszych zapasów (First in) do realizacji zamówień w pierwszej kolejności (First out). Jest ona odpowiednia dla produktów łatwo psujących się i charakteryzujących się dużą sezonowością.
  2. Last in First out (LIFO) — w tej metodzie wykorzystuje się najnowsze zapasy (Last in), aby najpierw nimi realizować zamówienia (First out). Stosuje się ją, by szybko uzyskać zwrot nakładów poniesionych na produkty nabyte po sezonowej cenie, tak na poziomie surowców, jak i wyrobów gotowych.
  3. Economic Order Quantity (EOQ) — pomaga określić idealne poziomy zapasów za pomocą trzech wskaźników: popytu ze strony klientów, kosztu pozyskania i kosztu utrzymania. Metoda ta pozwala obniżyć koszty utrzymania zapasów. Jednakże EOQ wymaga właściwego prognozowania popytu na podstawie historii sprzedaży.

Trzeba zauważyć, że wzrost znaczenia sprzedaży Internetowej wymusił na przedsiębiorstwach stosowanie powyższych metod w zakresie zarządzania zapasami. Spowodowało to także wzrost znaczenia usług logistycznych, szczególnie w przypadku działalności charakteryzującej się sezonowymi wahaniami popytu. Dlatego też zapewnienie optymalnego poziomu zapasów i utrzymanie właściwego stanu magazynowego jest kluczowe, w szczególności w przypadku sprzedaży sezonowej.